Notice de protection des données de KILIC Gruppe

1. Responsable du traitement et coordonnées

Le responsable du traitement pour l’exploitation de ce site internet et la réception des demandes de contact transmises par son intermédiaire est :

F&K Maschinenbau GmbH & Co. KG
Bunsenstraße 9–11
51145 Cologne
Allemagne
Téléphone : +49 2203 93538 40
E-mail : info@fk-mb.de

La société est représentée par son associée commanditée, F&K GmbH, elle-même représentée par ses gérants Ferhan Kilic et Kemal Kilic.

Cette notice décrit le traitement des données à caractère personnel lors de l’utilisation de notre site internet d’entreprise www.kilic-gruppe.com ainsi que dans le cadre des moyens de contact présentés ici.

« KILIC Gruppe » est une dénomination de groupe et ne constitue pas, à elle seule, une personne morale distincte responsable du traitement. F&K Maschinenbau GmbH & Co. KG, à l’adresse indiquée ci-dessus, est également responsable du traitement ultérieur sur le fond des demandes de projet, des demandes de location, des candidatures à un emploi et des candidatures de fournisseurs. Elle est le cocontractant compétent pour les projets et les achats, le bailleur et l’employeur compétent pour les candidatures à un emploi.

L’appartenance au groupe d’entreprises ne permet pas une communication sans restriction de données à caractère personnel. Les destinataires et la base légale d’une éventuelle communication dépendent de la demande concernée.

Vous pouvez adresser vos questions sur la protection des données et vos demandes d’exercice de droits à info@fk-mb.de.

Délégué à la protection des données : Sascha Kertz
Contact du délégué à la protection des données : mail@2-xs.com

2. Consultation et mise à disposition technique du site internet

Lors de la consultation de ce site internet, les données nécessaires à la connexion, à la diffusion et à la sécurité sont traitées. Il s’agit notamment de votre adresse IP, de l’adresse ou du fichier demandé, de l’heure et des informations techniques de transmission. Votre navigateur peut également transmettre un identifiant de navigateur et l’adresse d’une page précédemment consultée.

Nous utilisons la mise à disposition technique afin de rendre les contenus demandés accessibles et de permettre une exploitation fiable et sécurisée. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans la fourniture d’un site internet fonctionnel et la prévention des perturbations et des attaques.

Hébergement du site internet et envoi technique des e-mails par Mittwald

Nous utilisons les services de Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp, Allemagne, pour l’hébergement du site internet et l’envoi technique des messages issus des formulaires. Mittwald fournit l’infrastructure technique et traite les données nécessaires à la mise à disposition, à la sécurité et à la transmission. Informations de Mittwald : protection des données et sous-traitants ultérieurs. Les durées techniques de conservation figurent à la section 9.

Sur sa page consacrée à la technologie, Mittwald présente son propre centre de données à Espelkamp et une certification ISO 27001. Cette certification concerne la sécurité de l’information du prestataire décrite sur cette page ; elle ne constitue pas une certification de notre site internet.

Envoi direct des formulaires par Mittwald

Nous utilisons le service de messagerie local du serveur web Mittwald (Sendmail/PHP-Mail) pour envoyer automatiquement les formulaires. Les données traitées comprennent les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, les horodatages des communications, l'objet, le contenu du message, les pièces jointes et les données techniques de livraison. L'adresse électronique que vous indiquez est utilisée comme adresse de réponse. Le traitement permet de transmettre et de traiter votre demande sur les bases juridiques indiquées aux sections 5 à 7.

Les finalités et bases juridiques de notre traitement dépendent de votre demande et des sections 5 à 7 ou 12. Les sections 8 et 9 précisent les destinataires, les transferts internationaux et la conservation.

3. Contenus et stockage sur votre appareil

Les polices, images et fichiers nécessaires à l’affichage sont fournis avec ce site internet. Notre application web n’intègre aucun service d’analyse ou de publicité, carte externe, module de réseau social ou lecteur vidéo externe. Elle ne conserve pas le contenu des formulaires dans localStorage ni dans sessionStorage. Pour protéger l’envoi direct des formulaires, une session techniquement nécessaire est utilisée avec un cookie Secure, HttpOnly et SameSite.

Pendant leur préparation, les saisies et les fichiers sélectionnés sont d’abord conservés dans le navigateur, puis transmis à notre serveur web lors de l’envoi. La fermeture d’une fenêtre de formulaire n’efface pas nécessairement ces données. Un jeton de sécurité du formulaire est valable 30 minutes. Les fichiers de session expirés sur le serveur sont supprimés au plus tard lors du prochain nettoyage quotidien. Toute conservation par votre appareil ou votre navigateur dépend de ses paramètres.

Les navigateurs, logiciels de messagerie et appareils peuvent, de leur propre initiative, mettre des contenus en cache ou les restaurer. En règle générale, nous n’avons aucune influence sur ces fonctions.

Le consentement peut ne pas être requis au titre du § 25, al. 2, TDDDG pour un stockage ou un accès correspondant qui a pour seule finalité la transmission d’une communication ou qui est strictement nécessaire à un service numérique expressément demandé par l’utilisateur. Les fonctions supplémentaires nécessitant un consentement ne peuvent être utilisées qu’après une information appropriée et l’obtention d’un consentement valable. La base légale au titre de la protection des données de tout traitement ultérieur de données à caractère personnel doit être évaluée séparément.

4. Formulaires de contact et envoi de documents

Des formulaires distincts sont proposés pour les demandes de projets, les demandes de location, les candidatures à un emploi et les candidatures de fournisseurs. Le message est transmis au service compétent : équipe projets, location, responsables du personnel ou achats. Les destinataires sont fixés sur le serveur ; le formulaire ne permet pas d’envoyer des e-mails à des destinataires librement choisis.

Lors de l'envoi, vos saisies et les pièces jointes sélectionnées sont transmises par HTTPS à notre serveur web chez Mittwald, y sont contrôlées puis transmises par le service de messagerie local à la boîte professionnelle attribuée. Les fichiers téléversés ne sont conservés sur le serveur web que temporairement, pendant le traitement de la requête. L'application ne constitue pas de base de données permanente contenant le contenu des demandes.

La fonction technique d'envoi remet directement le message et les pièces jointes contrôlées au service de messagerie local. Vous n'avez pas à télécharger un fichier de courrier électronique ni à l'envoyer vous-même. La confirmation affichée dans le navigateur signifie que le service de messagerie a accepté le message pour acheminement ; la livraison définitive peut encore échouer en raison d'erreurs ultérieures. Si l'état de l'envoi est incertain, le site affiche une référence permettant la clarification et empêche un nouvel envoi automatique en double. Aucun courrier électronique de confirmation automatique ne vous est envoyé.

La transmission vers le site internet est chiffrée. Le transport ultérieur par e-mail et le stockage dans les boîtes de messagerie ne constituent pas un chiffrement de bout en bout réservé à vous et à notre interlocuteur. Pour les documents particulièrement sensibles, veuillez d’abord nous contacter sans révéler de détails confidentiels afin de convenir d’un moyen de transmission approprié.

Les informations marquées d’un astérisque sont nécessaires pour identifier et traiter votre demande. Il n’existe aucune obligation légale générale de présenter une demande par ce site. Si les informations nécessaires à la demande concernée manquent, il peut être impossible de la traiter ou d’engager des démarches contractuelles. Les autres informations et documents sont facultatifs.

Veuillez ne fournir que les informations nécessaires à votre demande. Évitez notamment les données de santé inutiles, les copies de pièces d’identité, les coordonnées bancaires et les données concernant d’autres personnes.

La prise de connaissance de cette notice et la demande de traitement de votre démarche ne constituent pas un consentement général au sens de la protection des données. Les traitements nécessaires reposent sur les bases légales indiquées ci-dessous. Aucun consentement à la publicité, à un vivier de candidats ou à d’autres finalités supplémentaires n’est ainsi donné.

5. Demandes de projet et de location

5.1 Demandes de projet

Lorsque vous envoyez une demande de projet, nous traitons les coordonnées et informations sur l’entreprise que vous fournissez ainsi que la description de votre projet. Ces informations peuvent également comprendre des plans techniques, des spécifications, des quantités et des dates souhaitées.

Le traitement sert à communiquer, à évaluer votre demande de projet et, le cas échéant, à préparer une offre ou un contrat.

5.2 Demandes de location

Lorsque vous envoyez une demande de location, nous traitons les coordonnées et informations sur l’entreprise que vous fournissez ainsi que la description de vos besoins de location. Ces informations peuvent comprendre des indications sur le lot souhaité, la surface, l’utilisation professionnelle envisagée et la date de début de location souhaitée.

Le traitement sert à communiquer, à évaluer votre demande de location et, le cas échéant, à préparer une offre de location ou un bail.

5.3 Bases légales communes, destinataires et conservation

Si vous engagez vous-même des démarches en vue d’un contrat avec la société responsable, l’art. 6, par. 1, point b, du RGPD constitue la base légale. Pour les interlocuteurs d’entreprises et autres contacts professionnels, le traitement repose sur l’art. 6, par. 1, point f, du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans le traitement adéquat des demandes professionnelles et la communication avec les personnes intéressées et les partenaires commerciaux.

L’art. 6, par. 1, point c, du RGPD s’applique aux justificatifs et à la conservation imposés par la loi. Un traitement nécessaire à l’exercice ou à la défense de droits peut reposer sur l’art. 6, par. 1, point f, du RGPD. En cas de changement de finalité, les exigences supplémentaires applicables à ce changement doivent être respectées, notamment, le cas échéant, le § 24 BDSG.

La société responsable de votre demande est indiquée à la section 1. Les destinataires et les durées de conservation sont décrits aux sections 8 et 9.

6. Candidatures à un emploi

Lorsque vous postulez à un emploi, nous traitons vos coordonnées, les informations sur le domaine de travail souhaité, une date possible de début, votre message et les documents de candidature que vous choisissez de joindre. La finalité consiste à conduire le processus de recrutement et à décider de l’établissement d’une relation de travail avec la société indiquée à la section 1.

Le traitement nécessaire aux démarches précontractuelles repose sur l’art. 6, par. 1, point b, du RGPD et, dans la mesure applicable, sur le § 26, al. 1, BDSG.

Les informations sur la santé, la religion, les opinions politiques ou d’autres aspects de la vie bénéficiant d’une protection particulière ne sont pas demandées pour une première candidature générale. Lorsque des catégories particulières de données à caractère personnel sont nécessaires, dans une procédure déterminée, à l’exercice de droits ou au respect d’obligations en matière de droit du travail ou de sécurité sociale, l’art. 9, par. 2, point b, du RGPD, en liaison avec le § 26, al. 3, BDSG, peut être applicable. Les conditions et garanties supplémentaires doivent être respectées. La seule communication volontaire ne remplace pas une base légale.

Le site internet ne vous inscrit pas automatiquement dans un vivier de candidats. Une conservation supplémentaire pour d’autres postes nécessite un consentement distinct, libre et éclairé pour une durée définie. Le refus ou le retrait de ce consentement supplémentaire n’affecte pas le recrutement en cours. Lorsqu’un consentement couvre des catégories particulières de données à caractère personnel, il doit les viser expressément.

En cas d’embauche, seules les informations nécessaires à la relation de travail continuent d’être traitées. Les informations sur les traitements ultérieurs dans le cadre de la relation de travail sont fournies séparément.

Après une candidature non retenue ou retirée, une conservation ultérieure limitée en vue de la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice peut reposer sur l’art. 6, par. 1, point f, du RGPD. L’intérêt légitime réside dans la clarification des questions juridiques liées à la sélection. En cas de changement de finalité, le § 24 BDSG doit notamment être respecté. Pour les catégories particulières de données à caractère personnel, une exception pertinente doit en outre s’appliquer, telle que l’art. 9, par. 2, point f, du RGPD.

Les critères de la section 9 s’appliquent à la conservation. Après la clôture de la procédure de sélection, toute conservation supplémentaire repose uniquement sur une finalité licite concrète ; aucune obligation légale générale n’impose de conserver systématiquement chaque candidature pendant six mois.

7. Candidatures de fournisseurs et informations sur d’autres personnes

Dans le cadre d’une candidature fournisseur, nous traitons les données de l’entreprise et les coordonnées professionnelles, l’offre de produits et de services ainsi que les informations que vous nous transmettez sur la fabrication, les capacités, l’assurance qualité, les certifications, les assurances, la capacité financière et la conduite responsable des activités. Les informations relatives à l’entreprise peuvent également constituer des données personnelles, notamment pour les entrepreneurs individuels. Les finalités sont l’évaluation de l’aptitude, la clarification de questions et la préparation d’une éventuelle collaboration. Une candidature ne vaut ni agrément du fournisseur ni commande.

Nous traitons les données des interlocuteurs professionnels sur la base de l’art. 6, par. 1, point f, du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans le choix de partenaires commerciaux adaptés et la préparation de relations d’approvisionnement. Si vous engagez vous-même des démarches contractuelles en tant qu’entrepreneur individuel, l’art. 6, par. 1, point b, du RGPD s’applique. La société responsable des achats est indiquée à la section 1.

Nous utilisons les informations relatives à la conformité et aux risques liés à la chaîne d’approvisionnement dans la mesure nécessaire à l’évaluation concrète du fournisseur. Le site internet n’effectue aucune interrogation automatique de solvabilité ou de listes de sanctions. Si un examen supplémentaire impliquant d’autres données personnelles, des sources externes ou des obligations légales particulières devient nécessaire, nous en informerons les personnes concernées conformément aux exigences légales. Veuillez limiter les informations sur les personnes physiques et les justificatifs confidentiels à ce qui est nécessaire.

Les coordonnées bancaires ou les copies de pièces d’identité ne sont pas demandées pour une première candidature. Ne désignez des personnes de référence ou ne fournissez les coordonnées d’autres personnes que si ces informations sont nécessaires et que vous pouvez les communiquer licitement. Les documents confidentiels de clients ne doivent pas être transmis sans l’autorisation appropriée.

Si nous recevons des données à caractère personnel concernant d’autres personnes, notamment des personnes de référence, nous évaluons séparément la licéité de ce traitement. Sauf exception légale, nous informons la personne concernée du traitement au titre de l’art. 14 du RGPD, notamment des catégories et de la source des données, des finalités, de la base légale, des destinataires, des durées de conservation et de ses droits. Cette information intervient dans un délai raisonnable, au plus tard un mois après réception des données. Si le premier contact intervient plus tôt, nous fournissons l’information à ce moment-là ; si la première communication intervient plus tôt, au plus tard à ce moment-là. Une confirmation de l’expéditeur ne remplace pas notre propre obligation d’information.

8. Destinataires et transferts internationaux

Au sein de F&K Maschinenbau GmbH & Co. KG, les données sont traitées par les services compétents pour la demande concernée : équipe projet, gestion locative, responsables du recrutement ou achats ; pour les visites de site, également les personnes chargées de l’accueil et de l’accompagnement. Toute transmission à d’autres services doit être limitée à une tâche nécessaire et juridiquement autorisée.

Les destinataires techniques sont Mittwald, en qualité d’hébergeur web et d’exploitant du service de messagerie local, ainsi que les prestataires de messagerie utilisés pour la réception et le traitement des e-mails professionnels. Les prestataires informatiques mandatés peuvent obtenir un accès dans la mesure nécessaire à la maintenance, à la résolution des incidents et aux sauvegardes.

Transferts internationaux

L'envoi des formulaires décrit ici utilise l'infrastructure de Mittwald. Les missions des éventuels sous-traitants ultérieurs et les accords applicables déterminent leurs traitements ; cela ne constitue pas une garantie générale que tous les traitements ont lieu exclusivement en Allemagne. Lorsqu'un transfert vers un pays tiers est nécessaire, il intervient dans les conditions prévues aux articles 44 et suivants du RGPD, notamment sur le fondement d'une décision d'adéquation applicable ou de garanties appropriées.

Vous pouvez obtenir des informations sur les destinataires concernés par vos données et, le cas échéant, une copie des garanties de transfert ou les indications permettant de les consulter auprès de info@fk-mb.de ou de notre délégué à la protection des données.

Une transmission à des autorités, juridictions ou conseils professionnels repose sur une base juridique applicable, par exemple une obligation légale ou la nécessité de faire valoir ou de défendre des droits.

Le site internet ne vous abonne pas automatiquement à une lettre d’information et ne transmet pas les demandes à un service publicitaire.

9. Durées de conservation et suppression

La durée de conservation dépend de la finalité du traitement, de l’état d’avancement du dossier, des obligations légales de conservation applicables et de la nécessité concrète de faire valoir ou de défendre des droits. Une simple possibilité d’utilisation ultérieure ne justifie pas une conservation illimitée. Nous supprimons les données dès que la finalité licite de conservation disparaît et qu’aucune obligation contraire ne subsiste.

Si une relation contractuelle s’ensuit, les données nécessaires sont traitées pour l’exécution et la gestion du contrat. Le § 257 HGB et le § 147 AO s’appliquent notamment aux documents soumis à une obligation légale de conservation. Selon ces dispositions, la correspondance commerciale et professionnelle doit en principe être conservée pendant six ans, les pièces justificatives comptables pendant huit ans et les livres, inventaires et comptes couverts par la loi pendant dix ans. La qualification du document concerné et les dispositions légales applicables sont déterminantes.

Conformément à la disposition concernée, les délais légaux commencent généralement à la fin de l’année civile de l’événement pertinent, tel que la réception ou l’envoi d’un courrier commercial ou la création d’une pièce justificative comptable. Les règles fiscales de suspension de l’expiration des délais et d’autres dispositions légales particulières peuvent imposer une conservation plus longue. Toutes les demandes, pièces jointes ou candidatures ne sont pas soumises à la même obligation de conservation.

Dans le cadre de litiges juridiques précis, une conservation supplémentaire nécessaire peut être requise pour les résoudre. Ce traitement est limité aux données nécessaires à cette fin et à la finalité autorisée. Lorsque le motif de conservation disparaît, les données sont supprimées, sauf si une autre base légale autorise leur conservation ultérieure.

Ces règles s'appliquent également aux boîtes de messagerie, aux transferts, aux copies de travail et aux archives. Le service de messagerie local peut conserver les messages dans sa file d'attente technique jusqu'à leur livraison ou au traitement définitif d'un échec d'envoi. Les messages de non-remise et les justificatifs nécessaires à la clarification ne sont conservés que pendant la durée nécessaire au traitement de l'envoi concerné ou en vertu d'une autre base juridique. Les durées du prestataire exposées ci-dessous s'appliquent aux journaux techniques et aux sauvegardes ; elles ne remplacent pas la suppression dans les boîtes de messagerie actives.

Nous n’avons aucun accès aux fichiers, presse-papiers ou messages que vous conservez sur vos propres appareils ou chez votre propre fournisseur de messagerie indépendamment de notre formulaire. Veuillez tenir compte des paramètres et possibilités d’effacement correspondants.

Conservation technique chez Mittwald

Les durées ci-dessous concernent les journaux techniques de Mittwald. Selon le prestataire, elles ne peuvent pas être réglées individuellement et ne remplacent pas les règles d’effacement des messages, candidatures et documents commerciaux décrites ci-dessus. Source : Mittwald, FAQ sur la protection des données, section 5, consultée le 27 octobre 2026.

Les sauvegardes du site web et des bases de données sont soumises aux périodes de restauration propres à l’offre du contrat d’hébergement concerné ; selon le prestataire, les contenus des journaux et du cache en sont exclus. Les durées techniques de sauvegarde et la conservation des contenus commerciaux liée à leur finalité doivent être considérées séparément.

10. Vos droits

Sous réserve des conditions légales, vous disposez d’un droit d’accès à vos données à caractère personnel, de rectification, d’effacement et de limitation de leur traitement. Vous pouvez également disposer d’un droit à la portabilité des données. Cela concerne notamment les données que vous avez fournies vous-même et qui sont traitées par des moyens automatisés sur la base d’un consentement ou d’un contrat.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter info@fk-mb.de ou la société responsable indiquée à la section 1.

Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment avec effet pour l’avenir. La licéité du traitement effectué avant le retrait reste inchangée.

Votre droit d’opposition au titre de l’art. 21 du RGPD

Si nous traitons des données à caractère personnel sur la base de l’art. 6, par. 1, point f, du RGPD, vous pouvez vous y opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière.

À la suite d’une telle opposition, nous cessons le traitement. Celui-ci ne peut se poursuivre que si nous démontrons l’existence de motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement à des fins de prospection directe, sans avoir à invoquer un motif particulier. Les données ne doivent alors plus être utilisées pour cette prospection.

Droit d’introduire une réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, notamment dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation alléguée.

Pour les organismes du secteur privé en Rhénanie-du-Nord–Westphalie, la déléguée du Land à la protection des données et à la liberté d’information de Rhénanie-du-Nord–Westphalie constitue généralement un interlocuteur compétent :

Déléguée du Land à la protection des données et à la liberté d’information de Rhénanie-du-Nord–Westphalie
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Adresse postale : Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
E-mail : poststelle@ldi.nrw.de
Site internet : www.ldi.nrw.de
Informations sur les réclamations : Votre réclamation

11. Décisions automatisées et modifications du site internet

Le site internet décrit ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets d’importance comparable concernant les demandes de projet, les demandes de location, les candidatures à un emploi ou les candidatures de fournisseurs. Il ne comprend ni profilage ni évaluation automatisée de l’aptitude à ces fins.

Une boutique envisagée n’est pas couverte par cette notice. Avant l’introduction de fonctions de commande, de paiement ou de compte client, d’un portail de téléversement, d’outils d’analyse, de médias externes ou d’évaluations automatisées, la notice de protection des données doit être adaptée aux traitements réels et les conditions juridiques et techniques nécessaires doivent être mises en place.

12. Visites de site et accords de confidentialité

Si vous organisez une visite de site ou concluez un accord de confidentialité pour visiteurs, nous traitons votre nom, le cas échéant votre entreprise et votre fonction, vos coordonnées professionnelles, la date, le lieu et le motif de la visite, la personne qui vous accueille ainsi que les informations et signatures relatives à l’accord. Aucune copie de pièce d’identité ni date de naissance n’est demandée à cette fin.

Les finalités sont l’organisation et la gestion de la visite, la coordination sécurisée des accès, la protection des informations confidentielles ainsi que la documentation et l’application des droits et obligations convenus. L’article 6, paragraphe 1, point b du RGPD s’applique à un accord conclu avec vous personnellement. Lorsque vous représentez une entreprise ou que des données sont nécessaires à des mesures organisationnelles de protection, nous fondons le traitement nécessaire sur l’article 6, paragraphe 1, point f du RGPD. Nos intérêts légitimes sont la protection de l’entreprise et des visiteurs, une gestion traçable des visites et la protection de nos secrets d’affaires. Des obligations légales précises de justification peuvent en outre constituer un fondement au titre de l’article 6, paragraphe 1, point c du RGPD.

L’accueil, l’accompagnateur de la visite et l’administration compétente reçoivent les informations nécessaires ; au besoin, les personnes chargées des questions juridiques et les prestataires informatiques nécessaires les reçoivent également. Sans les informations nécessaires à la gestion de la visite et à un accord de confidentialité requis dans le cas particulier, l’accès aux zones protégées ne peut être autorisé. Les sections 8 à 10 s’appliquent aux destinataires, à la conservation et à vos droits. Un accord de visiteur ne constitue pas un consentement à recevoir de la publicité.