Informace o ochraně osobních údajů KILIC Gruppe

1. Správce a kontaktní údaje

Správcem odpovědným za provoz těchto webových stránek a přijímání kontaktních poptávek odeslaných jejich prostřednictvím je:

F&K Maschinenbau GmbH & Co. KG
Bunsenstraße 9–11
51145 Köln
Německo
Telefon: +49 2203 93538 40
E-mail: info@fk-mb.de

Společnost zastupuje její osobně ručící společník F&K GmbH, kterou zastupují její jednatelé Ferhan Kilic a Kemal Kilic.

Tyto informace popisují zpracování osobních údajů při používání našich firemních webových stránek na www.kilic-gruppe.com a prostřednictvím zde vysvětlených kontaktních kanálů.

„KILIC Gruppe“ je skupinové označení a samo o sobě nepředstavuje samostatnou právnickou osobu v postavení správce. Za následné věcné vyřizování projektových poptávek, poptávek pronájmu, žádostí o zaměstnání a přihlášek dodavatelů odpovídá rovněž F&K Maschinenbau GmbH & Co. KG na výše uvedené adrese. Je smluvní stranou odpovědnou za projekty a nákup, pronajímatelem a zaměstnavatelem odpovědným za žádosti o zaměstnání.

Příslušnost ke skupině společností neopravňuje k neomezenému předávání osobních údajů. Příjemci a právní základ případného předání závisí na konkrétní záležitosti.

Dotazy k ochraně osobních údajů a žádosti o uplatnění vašich práv můžete zasílat na info@fk-mb.de.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Sascha Kertz
Kontakt na pověřence: mail@2-xs.com

2. Přístup na webové stránky a jejich technické zajištění

Při přístupu na tyto webové stránky se zpracovávají údaje nezbytné pro připojení, doručení obsahu a bezpečnost. Patří sem zejména vaše IP adresa, požadovaná adresa nebo soubor, čas a technické údaje o přenosu. Prohlížeč může rovněž předávat identifikátor prohlížeče a adresu dříve navštívené stránky.

Technický hosting využíváme ke zpřístupnění požadovaného obsahu a zajištění spolehlivého a bezpečného provozu. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Naším oprávněným zájmem je poskytování funkčních webových stránek a předcházení poruchám a útokům.

Hosting webových stránek a technické odesílání e-mailů prostřednictvím Mittwald

Pro hosting webových stránek a technické odesílání zpráv z formulářů využíváme Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp, Německo. Mittwald poskytuje technickou infrastrukturu a zpracovává údaje potřebné pro poskytování, bezpečnost a přenos. Informace Mittwald: ochrana osobních údajů a dílčí zpracovatelé. Technické doby uchovávání jsou uvedeny v oddílu 9.

Na své stránce o technologiích Mittwald popisuje vlastní datové centrum v Espelkampu a certifikaci ISO 27001. Certifikace se týká tam popsané informační bezpečnosti poskytovatele; necertifikuje naše webové stránky.

Přímé odesílání formulářů prostřednictvím společnosti Mittwald

K automatickému odesílání formulářů používáme místní poštovní službu webového serveru Mittwald (Sendmail/PHP-Mail). Zpracovávají se údaje o odesílateli a příjemci, časy komunikace, předmět, obsah zprávy, přílohy a technické údaje o doručení. Vámi uvedenou e-mailovou adresu používáme jako adresu pro odpověď. Zpracování slouží k předání a vyřízení vašeho požadavku na právních základech uvedených v oddílech 5 až 7.

Účely a právní základy našeho zpracování vašich údajů závisí na vaší záležitosti a oddílech 5 až 7 nebo 12. Informace o příjemcích, mezinárodním předávání a uchovávání jsou uvedeny v oddílech 8 a 9.

3. Obsah a ukládání ve vašem zařízení

Písma, obrázky a soubory potřebné k zobrazení webových stránek jsou poskytovány společně s těmito stránkami. Naše webová aplikace nevkládá analytické ani reklamní služby, externí mapy, pluginy sociálních sítí ani externí přehrávače videa. Neukládá obsah formulářů do localStorage ani sessionStorage. Přímé odesílání formuláře chrání technicky nezbytná relace používající cookie s atributy Secure, HttpOnly a SameSite.

Zadané údaje a vybrané soubory se při vyplňování formuláře nejprve uchovávají v prohlížeči a při odeslání se předají na náš webový server. Zavření okna formuláře tyto údaje nemusí odstranit. Bezpečnostní token formuláře je platný 30 minut. Prošlé soubory relací na serveru se odstraní nejpozději při následujícím denním čištění. Případné ukládání vaším zařízením nebo prohlížečem závisí na jejich nastavení.

Prohlížeče, e-mailové programy a zařízení mohou obsah samostatně ukládat do mezipaměti nebo obnovovat. Tyto funkce zpravidla nemůžeme ovlivnit.

Podle § 25 odst. 2 TDDDG nemusí být souhlas vyžadován pro ukládání nebo odpovídající přístup, který slouží výlučně k přenosu zprávy nebo je nezbytně nutný pro digitální službu výslovně vyžádanou uživatelem. Další funkce vyžadující souhlas lze používat pouze po poskytnutí odpovídajících informací a získání platného souhlasu. Právní základ případného následného zpracování osobních údajů musí být posouzen samostatně.

4. Kontaktní formuláře a zasílání dokumentů

Pro projektové poptávky, poptávky pronájmu, žádosti o zaměstnání a přihlášky dodavatelů jsou k dispozici samostatné formuláře. Zpráva je směrována odpovědnému oddělení: projektovému týmu, pronájmu nemovitostí, personalistice nebo nákupu. Příjemci jsou pevně nastaveni na serveru; formulář nelze použít k zasílání e-mailů libovolně zvolenému příjemci.

Při odeslání jsou vámi zadané údaje a vybrané přílohy přeneseny prostřednictvím HTTPS na náš webový server u společnosti Mittwald, kde jsou zkontrolovány a prostřednictvím místní poštovní služby předány do přiřazené firemní e-mailové schránky. Nahrané soubory jsou na webovém serveru uchovávány pouze dočasně po dobu zpracování požadavku. Aplikace nevytváří trvalou databázi obsahu požadavků.

Technická funkce odesílání předává zprávu se zkontrolovanými přílohami přímo místní poštovní službě. Nemusíte stahovat e-mailový soubor ani jej sami odesílat. Potvrzení v prohlížeči znamená, že poštovní služba zprávu přijala k doručení; konečné doručení může přesto selhat v důsledku pozdějších chyb. Při nejasném stavu odeslání zobrazí web referenci pro objasnění a zabrání automatickému duplicitnímu odeslání. Automatický potvrzovací e-mail vám zaslán nebude.

Přenos na webové stránky je šifrovaný. Následný e-mailový přenos a ukládání ve schránkách neposkytují koncové šifrování výlučně mezi vámi a osobou vyřizující vaši poptávku. U zvlášť citlivých dokumentů nás nejprve kontaktujte bez sdělení důvěrných podrobností, abychom mohli dohodnout vhodný způsob předání.

Údaje označené hvězdičkou jsou potřebné pro identifikaci a vyřízení vaší záležitosti. Neexistuje obecná zákonná povinnost podat poptávku prostřednictvím těchto webových stránek. Chybí-li údaje potřebné pro konkrétní záležitost, nemusí být možné ji vyřídit nebo podniknout kroky k uzavření smlouvy. Další údaje a dokumenty jsou dobrovolné.

Poskytujte pouze informace potřebné pro vaši záležitost. Zejména se vyhněte zbytečným zdravotním údajům, kopiím dokladů totožnosti, bankovním údajům a údajům o jiných osobách.

Potvrzení seznámení s těmito informacemi a žádost o vyřízení vaší záležitosti nepředstavují paušální souhlas podle práva ochrany osobních údajů. Nezbytné zpracování probíhá na níže uvedených právních základech. Tím se neuděluje souhlas s reklamou, zařazením do databáze uchazečů ani s jinými dodatečnými účely.

5. Projektové poptávky a poptávky pronájmu

5.1 Projektové poptávky

Při odeslání projektové poptávky zpracováváme poskytnuté kontaktní a firemní údaje a popis vašeho projektu. Mohou k nim patřit také technické výkresy, specifikace, množství a požadované termíny.

Zpracování slouží ke komunikaci, posouzení vaší projektové poptávky a případně přípravě nabídky nebo smlouvy.

5.2 Poptávky pronájmu

Při odeslání poptávky pronájmu zpracováváme poskytnuté kontaktní a firemní údaje a popis vašeho zájmu o pronájem. Může jít o údaje o požadovaném prostoru, výměře, zamýšleném komerčním využití a požadovaném začátku nájmu.

Zpracování slouží ke komunikaci, posouzení vaší poptávky pronájmu a případně přípravě nabídky pronájmu nebo nájemní smlouvy.

5.3 Společné právní základy, příjemci a uchovávání

Pokud sami směřujete k uzavření smlouvy s odpovědnou společností, je právním základem čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR. U kontaktních osob společností a jiných obchodních kontaktů je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Naším oprávněným zájmem je řádné vyřizování obchodních poptávek a komunikace se zájemci a obchodními partnery.

Na zákonem vyžadované doklady a uchovávání se vztahuje čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR. Zpracování nezbytné k uplatnění nebo obhajobě nároků může být založeno na čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Při změně účelu musí být dodrženy další požadavky vztahující se k této změně, včetně případného použití § 24 BDSG.

Společnost odpovědná za vaši záležitost je uvedena v oddílu 1. Příjemci a doby uchovávání jsou popsány v oddílech 8 a 9.

6. Žádosti o zaměstnání

Při žádosti o zaměstnání zpracováváme vaše kontaktní údaje, informace o požadované oblasti práce, možném nástupu, vaši zprávu a dokumenty k žádosti, které se rozhodnete přiložit. Účelem je vedení výběrového řízení a rozhodnutí o vzniku pracovního poměru se společností uvedenou v oddílu 1.

Zpracování nezbytné pro kroky směřující k uzavření smlouvy je založeno na čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR a případně § 26 odst. 1 BDSG.

Údaje o zdraví, náboženství, politickém přesvědčení nebo jiných zvlášť chráněných oblastech života se při obecné první žádosti nevyžadují. Jsou-li v konkrétním řízení zvláštní kategorie osobních údajů potřebné k plnění práv a povinností v pracovním právu nebo právu sociálního zabezpečení, může se použít čl. 9 odst. 2 písm. b GDPR ve spojení s § 26 odst. 3 BDSG. Musí být splněny dodatečné podmínky a ochranná opatření. Samotné dobrovolné poskytnutí nenahrazuje právní základ.

Webové stránky vás automaticky nezařazují do databáze uchazečů. Další uchovávání pro jiné pozice vyžaduje samostatný, dobrovolný a informovaný souhlas na stanovenou dobu. Odmítnutí nebo odvolání tohoto dodatečného souhlasu neovlivňuje aktuální výběrové řízení. Zahrnuje-li souhlas zvláštní kategorie osobních údajů, musí se na ně výslovně vztahovat.

Pokud budete přijati, budou nadále zpracovávány pouze údaje potřebné pro pracovní poměr. Informace o dalším zpracování v pracovním poměru budou poskytnuty samostatně.

Po neúspěšné nebo stažené žádosti může být omezené další uchovávání k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků založeno na čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Oprávněným zájmem je vyjasnění právních otázek souvisejících s výběrovým řízením. Při změně účelu je nutné dodržet zejména § 24 BDSG. U zvláštních kategorií osobních údajů musí navíc existovat příslušná výjimka, například čl. 9 odst. 2 písm. f GDPR.

Pro uchovávání platí kritéria v oddílu 9. Po skončení výběrového řízení je další ukládání založeno pouze na konkrétním zákonném účelu; neexistuje obecná zákonná povinnost uchovávat každou žádost paušálně šest měsíců.

7. Přihlášky dodavatelů a údaje o jiných osobách

U přihlášky dodavatele zpracováváme firemní a obchodní kontaktní údaje, nabízené výrobky a služby a vámi poskytnuté informace o výrobě, kapacitách, zajištění kvality, certifikacích, pojištění, finanční způsobilosti a odpovědném podnikání. Firemní údaje mohou být také osobními údaji, zejména u podnikajících fyzických osob. Účelem je posouzení vhodnosti, vyjasnění dotazů a příprava možného obchodního vztahu. Přihláška nepředstavuje schválení dodavatele ani objednávku.

Údaje o obchodních kontaktních osobách zpracováváme na základě čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Naším oprávněným zájmem je výběr vhodných obchodních partnerů a příprava dodavatelských vztahů. Pokud jako podnikající fyzická osoba sami směřujete k uzavření smlouvy, platí čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR. Odpovědná nakupující společnost je uvedena v oddílu 1.

Informace o dodržování předpisů a rizicích dodavatelského řetězce využíváme v rozsahu potřebném pro konkrétní posouzení dodavatele. Webové stránky neprovádějí automatické prověřování úvěruschopnosti ani dotazy do sankčních seznamů. Bude-li nutné další posouzení zahrnující další osobní údaje, externí zdroje nebo zvláštní zákonné povinnosti, informujeme dotčené osoby o tomto zpracování v zákonem požadovaném rozsahu. Omezte prosím údaje o fyzických osobách a důvěrné doklady na nezbytný rozsah.

Pro první přihlášku se nevyžadují bankovní údaje ani kopie dokladů totožnosti. Osoby poskytující reference nebo kontaktní údaje jiných osob uvádějte pouze tehdy, jsou-li potřebné a smíte-li je zákonně předat. Důvěrné zákaznické dokumenty by neměly být zasílány bez příslušného oprávnění.

Získáme-li osobní údaje o jiných osobách, například osobách poskytujících reference, posuzujeme zákonnost tohoto zpracování samostatně. Neplatí-li zákonná výjimka, informujeme subjekt údajů o zpracování podle čl. 14 GDPR, včetně kategorií a zdroje údajů, účelů, právního základu, příjemců, dob uchovávání a práv. Učiníme tak v přiměřené lhůtě, nejpozději do jednoho měsíce od získání údajů. Dojde-li k prvnímu kontaktu dříve, informace poskytneme při něm; dojde-li dříve k prvnímu zpřístupnění, nejpozději při něm. Potvrzení odesílatele nenahrazuje naši vlastní informační povinnost.

8. Příjemci a mezinárodní předávání

V rámci F&K Maschinenbau GmbH & Co. KG údaje zpracovávají oddělení odpovědná za příslušnou záležitost: projektový tým, správa pronájmu, náboroví pracovníci nebo nákup; u návštěv provozu také příslušná recepce a koordinátoři návštěv. Předání jiným oddělením musí být omezeno na nezbytný a právně přípustný úkol.

Technickými příjemci jsou Mittwald jako poskytovatel webhostingu a provozovatel místní služby odesílání a dále poskytovatelé poštovních služeb využívaných k příjmu a zpracování firemních e-mailů. Pověření poskytovatelé IT služeb mohou získat přístup v rozsahu nezbytném pro údržbu, řešení poruch a zálohování.

Mezinárodní předávání

Technické odesílání zpráv z formulářů probíhá prostřednictvím infrastruktury společnosti Mittwald. U případných zapojených dílčích zpracovatelů jsou rozhodující jejich úkoly a platné dohody; není tím poskytováno všeobecné ujištění, že veškeré zpracování probíhá výhradně v Německu. Pokud je předání do třetí země nezbytné, uskutečňuje se za podmínek článku 44 a následujících článků GDPR, zejména na základě použitelného rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo vhodných záruk.

Informace o příjemcích relevantních pro vaše údaje a případně kopii nebo zdroj záruk předávání lze získat prostřednictvím info@fk-mb.de nebo našeho pověřence pro ochranu osobních údajů.

Údaje jsou poskytovány úřadům, soudům nebo odborným poradcům na použitelném právním základě, například ke splnění zákonné povinnosti nebo je-li to nutné k uplatnění či obhajobě nároků.

Webové stránky vás automaticky nepřihlašují k odběru newsletteru a nepředávají poptávky reklamní službě.

9. Doby uchovávání a výmaz

Doba uchovávání závisí na účelu zpracování, fázi vyřizování, použitelných zákonných povinnostech uchovávání a konkrétní potřebě uplatnění nebo obhajoby právních nároků. Pouhá možnost budoucího využití neodůvodňuje neomezené uchovávání. Údaje vymažeme, jakmile pomine zákonný účel uchovávání a žádná povinnost nevyžaduje další ukládání.

Naváže-li smluvní vztah, údaje potřebné pro něj se zpracovávají k plnění a správě smlouvy. Na dokumenty podléhající zákonným povinnostem uchovávání se vztahují zejména § 257 HGB a § 147 AO. Podle těchto ustanovení musí být obchodní a podnikatelská korespondence zpravidla uchovávána šest let, účetní doklady osm let a zákonem zahrnuté účetní knihy, inventury a účetní závěrky deset let. Rozhodující je zařazení konkrétního dokumentu a použitelné zákonné předpisy.

Podle příslušného ustanovení začínají zákonné lhůty zpravidla koncem kalendářního roku rozhodné události, například přijetí nebo odeslání obchodního dopisu nebo vytvoření účetního dokladu. Daňové předpisy o odkladu uplynutí lhůt a další zvláštní zákonná pravidla mohou vyžadovat delší uchovávání. Ne každá poptávka, příloha nebo žádost podléhá stejné povinnosti uchovávání.

V konkrétních právních sporech může být potřebné další ukládání k jejich vyřešení. Toto zpracování je omezeno na údaje nezbytné pro daný účel a na přípustný účel. Jakmile důvod uchovávání pomine, údaje budou vymazány, neumožňuje-li jiný právní základ další ukládání.

Tato pravidla platí také pro e-mailové schránky, přeposílání, pracovní kopie a archivy. Místní poštovní služba může uchovávat zprávy ve své technické frontě pro odesílání až do doručení nebo konečného vyřešení chyby při odesílání. Vrácené zprávy a podklady nezbytné pro objasnění jsou uchovávány pouze po dobu potřebnou k vyřízení konkrétního odeslání nebo na základě jiného právního důvodu. Pro technické protokoly a zálohy platí níže uvedené lhůty poskytovatele; tyto lhůty nenahrazují výmaz v aktivních e-mailových schránkách.

Nemáme přístup k souborům, obsahu schránky ani zprávám, které nezávisle na našem formuláři ukládáte ve vlastních zařízeních nebo u vlastního poskytovatele e-mailu. Zohledněte prosím tamní nastavení a možnosti výmazu.

Technické uchovávání u Mittwald

Následující lhůty se týkají technických protokolů Mittwald. Podle poskytovatele je nelze individuálně konfigurovat a nenahrazují výše popsaná pravidla výmazu zpráv, žádostí a obchodních dokumentů. Zdroj: Mittwald, často kladené otázky k ochraně osobních údajů, oddíl 5, navštíveno dne 27. října 2026.

Zálohy webu a databází podléhají lhůtám obnovy závislým na tarifu příslušné hostingové smlouvy; podle poskytovatele jsou obsahy protokolů a mezipaměti vyloučeny. Technické doby zálohování a účelové uchovávání obchodního obsahu je nutné posuzovat odděleně.

10. Vaše práva

Při splnění zákonných podmínek máte právo na přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu a výmaz a omezení zpracování. Můžete mít také právo na přenositelnost údajů. Týká se to zejména údajů, které jste sami poskytli a které jsou automatizovaně zpracovávány na základě souhlasu nebo smlouvy.

Pro uplatnění práv můžete kontaktovat info@fk-mb.de nebo odpovědnou společnost uvedenou v oddílu 1.

Je-li zpracování založeno na vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat s účinky do budoucna. Zákonnost zpracování před odvoláním zůstává nedotčena.

Vaše právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR

Zpracováváme-li osobní údaje na základě čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, můžete kdykoli vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace.

Po takové námitce zpracování ukončíme. Pokračovat lze pouze tehdy, prokážeme-li závažné oprávněné důvody převažující nad vašimi zájmy, právy a svobodami nebo je-li zpracování nezbytné k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků.

Proti zpracování pro přímý marketing můžete kdykoli vznést námitku bez uvedení konkrétního důvodu. Údaje pak již nesmějí být pro tento marketing používány.

Právo podat stížnost

Můžete podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů, zejména v členském státě vašeho obvyklého bydliště, pracoviště nebo místa údajného porušení.

Pro subjekty soukromého sektoru v Severním Porýní-Vestfálsku je zpravidla příslušným kontaktním místem zemský pověřenec pro ochranu osobních údajů a svobodu informací Severního Porýní-Vestfálska:

Zemský pověřenec pro ochranu osobních údajů a svobodu informací Severního Porýní-Vestfálska
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Poštovní adresa: Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
E-mail: poststelle@ldi.nrw.de
Webové stránky: www.ldi.nrw.de
Informace ke stížnostem: Vaše stížnost

11. Automatizovaná rozhodnutí a změny webových stránek

Popsané webové stránky nepřijímají rozhodnutí založená výlučně na automatizovaném zpracování s právními nebo obdobně významnými účinky ve vztahu k projektovým poptávkám, poptávkám pronájmu, žádostem o zaměstnání nebo přihláškám dodavatelů. Pro tyto účely neobsahují profilování ani automatizované posouzení vhodnosti.

Plánovaný obchod není těmito informacemi pokryt. Před zavedením funkcí objednávek, plateb nebo zákaznických účtů, portálu pro nahrávání, analytických nástrojů, externích médií nebo automatizovaného hodnocení musí být informace o ochraně osobních údajů přizpůsobeny skutečnému zpracování a musí být vytvořeny potřebné právní a technické předpoklady.

12. Návštěvy provozu a dohody o mlčenlivosti

Dohodnete-li si návštěvu provozu nebo uzavřete dohodu o mlčenlivosti návštěvníka, zpracováváme vaše jméno, případně společnost a funkci, obchodní kontaktní údaje, datum, místo a účel návštěvy, hostitele a údaje i podpisy související s dohodou. Kopie dokladů totožnosti ani data narození se pro tento účel nevyžadují.

Účely jsou organizace a správa návštěvy, koordinace bezpečného přístupu, ochrana důvěrných informací a dokumentace i prosazování sjednaných práv a povinností. Na dohodu s vámi osobně se vztahuje čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR. Zastupujete-li společnost nebo jsou-li údaje potřebné pro organizační ochranná opatření, opíráme nezbytné zpracování o čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Našimi oprávněnými zájmy jsou ochrana podniku a návštěvníků, průkazná správa návštěv a ochrana našeho obchodního tajemství. Konkrétní zákonné evidenční povinnosti mohou navíc poskytnout základ podle čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR.

Recepce, koordinátor návštěvy a odpovědná administrativa obdrží nezbytné informace; v případě potřeby je obdrží také osoby řešící právní otázky a nezbytní poskytovatelé IT služeb. Bez údajů potřebných pro správu návštěvy a případné dohody o mlčenlivosti vyžadované v konkrétním případě nelze umožnit přístup do chráněných prostor. Na příjemce, uchovávání a vaše práva se vztahují oddíly 8 až 10. Dohoda s návštěvníkem nepředstavuje souhlas s reklamou.